企业办公管理OA系统的设计与实现分析

　施畅　谢庆辉

摘 要：OA系统是实现企业办公自动化、标准化的关键，有助于工作效率与质量的提升。本文以某企业办公管理OA系统为例，阐述系统各模块的设计与实现方法，并对设计实现的OA系统进行测试，验证系统设计与实现的有效性。

关键词：办公管理;OA系统;公文管理

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）06-0045-02

0引言

在企业生产经营中，各个部门间的信息传递频繁，传统收发工作、流程审批以人工、传真等形式为主，存在工作效率低、办公成本高等问题，影响企业发展。随着计算机技术的普及，面对日益增多的办公数据，企业需设计符合自身办公管理特点的OA系统，由计算机替代人工、传真等工作模式，实现自动化办公。

1企业办公管理OA系统需求

在开展OA系统设计前，设计人员需掌握企业日常办公需求，明确OA系统的功能需求，以此设计系统功能模块，并了解企业OA系统运行环境，明确OA系统的性能需求，保障OA系统的安全可靠运行。

1.1功能需求

通常来说，企业日常办公需求以公文管理为主，职工办公需求相对丰富，包括工作计划、工作日记、办公提醒、消息传递等。整合各项办公需求与系统运行需求，OA系统的功能需求如下：

第一，个人办公功能。该功能模块主要为企业职工开展各项工作提供帮助，包括待办事项、工作计划、工作日记、办公提醒及个人收藏夹等部分，实现规范化、精细化个人办公。

第二，公文管理功能。该功能模块负责企业公文的收发管理、会议纪要管理等工作，线上完成公文的收发审批等环节。以发文为例，OA系统的工作流程如下：拟稿→核稿→送签→会签→办公室负责人拟稿→公文排版→领导签发→分发传阅。在该过程中，如某个环节审批不合格，需返回上一步进行调整。

第三，信息管理功能。该功能模块负责企业内信息传递，如消息群发、回复消息、转发消息等，实现企业内的办公信息共享与高效通信。

第四，账户管理功能。该功能模块主要用于OA系统用户的注册、密码修改等操作，是企业职工应用OA系统的基础环节。

第五，系统管理功能。该功能模块用于企业部门的添加、删除或修改，为企业各部门职工的办公自动化提供保障[1]。

1.2性能需求

就安全性而言，设计人员需在OA系统中应用防火墙等安全防护技术，并根据用户等级，设置信息查阅权限，保障企业办公信息的安全;就便捷操作性而言，OA系统需支持多种信息录入模式，结合用户操作习惯，设计系统界面，使OA系统具备友好、便捷、简明的特征;就拓展性而言，企业在做大做强的过程中，业务与办公管理工作出现变化，OA系统需进行改进，所以设计之初需使OA系统具备拓展性，为后续更新升级提供便利[2]。

2企业办公管理OA系统的设计与实现

本文以某企业为例，为其设计OA系统，阐述企业办公管理OA系统的设计与实现方法，为其他技术人员提供经验参考。

该企业结合上述需求，选择Windows7為操作系统，应用Visual Studio2008进行软件开发，编程语言选择C#、HTML。CSS及Javascript，以Orale 11g模式设计数据库，如图1所示。在OA系统中，包括六个模块：个人办公模块、公文管理模块、信息管理模块、账户管理模块、系统管理模块与数据库模块，如图2所示，其设计与实现要点如下。

2.1个人办公模块

在个人办公模块中，需设计待办事项、已待办事项、工作计划、工作日记、个人收藏夹与办公提醒等功能。用户在登录OA系统后，根据需求，点击界面的相应功能，实现工作事项、工作计划与工作日记的查询、添加、删除等操作。其中，待办事项需与企业业务系统连接，为工作人员办公提供便利。

技术人员在添加全新的个人办公信息记录后，需点击界面的“保存”按钮，进行列表数据源的更改操作，在后台进行数据校验，如果数据校验不合格，则弹出“更新信息未通过”对话框;如果数据校验通过，则将用户更新的信息存储于data数据中，并向服务器的/Notice.asmx/update发出Ajax请求。在接收到请求信息后，服务器会调用Notice Service处理Ajax请求，分析请求中的用户是否具备个人办公信息的更新权限，如无权限，则弹出“更新失败”的对话框;如有权限，则检查记录是否符合要求。如符合要求，则将更新内容存储于数据库中，并更新界面相应的信息;如不符合要求，则弹出“信息不符合要求”的提示，提示用户修改信息内容。

2.2公文管理模块

在公文管理模块，需设计发文管理、收文管理、会议纪要管理三项功能，用于公司文件的拟定、审批、发文及会议管理。在OA系统设计中，需结合企业公文管理流程，设计相应功能。

基于上述设计要求，技术人员可进行如下设计：在用户点击“发文”后，会向发文模块的Web Service提出Ajax请求，Web Service会调用SDoc Service模块，获取用户与发文的详细信息，首先验证用户是否具备撰写文件、审批发文的权限。如无权限，则弹出“失败”对话框;如有权限，则结合用户权限，切换至相应界面，如修改发文、审批发文等。在审批发文中，OA系统可提供常用批示语，为审批人提供便利，审批完成后点击“批准”或“退回”，结束审批。

2.3信息管理模块

在信息管理模块，需设计信息发送、信息回复与信息转发功能，为企业各部门的职工沟通提供便利。信息发送包括内容填写、附件添加两部分;信息回复与转发整合为同个模块，用户可根据需求点击相应模块，完成信息的回复或转发。结合信息管理功能要求，设计的模块运行流程如下：信息管理模块→浏览上传的文档→以上传附件形式上传文档→验证文档的格式与大小→发送信息→转发信息→回复信息。